How do you find research participants and improve your response rate?

Gillian Wu

Gillian Wu

March 31, 2021

2021 03 Research participants

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Hi there! My name is Gillian, and I am the UX Design Fellow that is part of the 5th cohort working at Code for Canada to improve digital governance. Alongside my teammates Malik Jumani (Product Manager Fellow) and Ian Cappellani (Developer Fellow), we are working with the Canada Energy Regulator (CER) to improve the tools that Canadians use to participate in hearings regarding energy projects regulated by the CER.

To learn more about us, click here.

When I was first recruiting participants to interview for my fellowship project, I quickly discovered all the different challenges that came with it. I had a low response rate and was quickly running out of people to reach out to. While this is typical across the private and public sectors, our team found that working in government usually meant having an extra layer of complexity.

In the private sector, it is common practice to provide incentives for your participants, often in the form of a gift card or an honorarium. Teams might also have an existing list of potential users to reach out to, which makes recruiting easier. In government, there are some red tapes around providing incentives for research participants.

For example, the original goal for our project was to interview 15 people from the different categories of participants in CER processes. However, I was only able to chat with 11 individuals, none of whom were from the companies that use the systems regularly.

Some people had free time and were motivated to help because of their desire to improve the existing processes or tools. Many of the participants wanted to voice their thoughts, which made them feel heard. Any incentives they received were just a bonus.

Early on, our team recognized that not everyone had the capacity to volunteer their time for our research study. Therefore, we tried to provide an honorarium for our participants when we could.

In addition, there were similar challenges when it came to getting companies to participate in our research. It was difficult to ask for the time of staff working in private companies because they were often busy. Our team reached out to more than a dozen of them, but we had zero responses. In this case, it would be important to communicate the value they might receive by taking the time to participate in our research.

Some people declined to participate because they thought providing feedback for a tool would not fix the bigger systematic issues they had.

In this circumstance, it would be best to acknowledge how they feel, be honest that your work will only solve a part of the problem and move on. I learned that for these people, saying no was a way for them to feel empowered when they did not feel like they were heard in the process.

In the private sector, if the consumer does not like the product or service, they might move on to another one. In government, these systems and processes are embedded into the lives of many people. You cannot easily switch from it.

While I have listed a few challenges that occurred during our team’s recruitment process, along the way I discovered some things that could help.

Here are a few tips that can help increase your chances of finding participants.

10 Tips to Recruit Research Participants

1. Reach out to your target audience through your company website, social media platforms or forums.

Our team posted a survey on the Canada Energy Regulator (CER) website and ended up with a few potential research participants through that method.

2. Ask people within your organization to help you create a warm introduction for the participants you want to interview.

This is something our team did when we tried to contact companies that typically used the CER tools. I also asked a Code for Canada staff member for help when I was trying to connect with someone they knew at another organization.

3. Ask your interviewees if they know anyone who can participate in your research.

After the end of each user research session, I asked the participants if they knew of anyone else that has used the CER’s digital tools before. Sometimes participants will refer you to other people that you can talk to.

4. If possible, try to provide value and create incentives for participation.

If you ask for someone’s time, consider how you can provide value to them. Volunteering your free time is a privilege that not everyone has. You might not be getting the proper demographic of users if the only people that participate are those that have the capacity and time to give you feedback.

For example, in the first usability testing session, I asked my friends and colleagues at Code for Canada for help. Their feedback was useful, but my team and I quickly noticed the contrasting demographic between someone who might typically use the tool and those who don’t.

5. Make it clear how their feedback will provide value to the work you are doing and how these improvements might benefit them.

Many participants are not motivated by money. They are motivated to help create better tools and processes for future users. These sessions also give people the space to share their struggles and be heard.

This is a common theme I found while conducting user interviews. A lot of people I talked had a lot of feedback and criticism, but they also appreciated the chance to tell their stories.

6. Use a recruitment platform like and User Brain.

This option can be expensive for teams with a lower budget. A lot of larger digital testing platforms will only serve customers at the enterprise level with large project timelines. I tried reaching out to a few companies, but due to the latter constraints, it was not a feasible option.

7. Recruit more participants than you need because having more people to reach out to is better than having not enough.

I originally had a list of 15 people to reach out to. Only 3 people responded to the initial invitations I sent out, so my team had to scramble last minute to find more participants.

8. When sending out invitations, introduce yourself, your organization, and the project you are working on. Be clear, courteous, and respectful.

In my case, I strategically used my Code for Canada email address because I thought it might be more approachable than using my government organization email. (I understand not everyone working in government can do this).

Being friendly and clear in your language will go a long way in building trust. Explain your ask early on and get to the point.

As Jake Knapp said in his book Sprint, when you invite people to participate and ask for their permission, it reinforces the relationship status. In essence, “the participant is doing you a favour, and not the other way around.”

9. If worse comes to worst, ask for 30 minutes of their time instead of the full 60 minutes because people are busy.

This is not an ideal situation, especially if you have a lot of questions to ask. Luckily, I did not need to resort to this, but it was something that I did consider as a last resort.

10. Always think about the pain factor.

When I was struggling with participant recruitment, one of my co-fellows suggested considering the pain factor. If no one is showing interest in participating, try to introduce other methods of research like digital surveys. This requires less work and allows people to fill it out in their own time. I did not need to go in this direction, but it is a good backup plan to consider if all else fails.

Trouvez des participants pour vos projets de recherche et améliorez votre taux de réponse

Bonjour, je m’appelle Gillian. Je suis la conceptrice de l’expĂ©rience utilisateur au sein de la cinquiĂšme cohorte de boursiers de Code for Canada Ă  la RĂ©gie. Notre mission : amĂ©liorer la gouvernance numĂ©rique. Mes collĂšgues, Malik Jumani (gestionnaire de produit) et Ian Cappellani (dĂ©veloppeur), et moi collaborons avec la RĂ©gie afin de bonifier les outils utilisĂ©s par la population canadienne pour participer aux audiences concernant de nouveaux projets Ă©nergĂ©tiques assujettis Ă  la rĂ©glementation fĂ©dĂ©rale.

Pour obtenir plus d’information à notre sujet, cliquez ici.

Ce n’est pas chose facile de recruter des participants pour mener des entrevues. Je m’en suis vite aperçue dans le cadre de mon projet de recherche et les faibles taux de rĂ©ponse que j’ai d’abord obtenus peuvent en tĂ©moigner. Bien sĂ»r, on rencontre aussi ce type de dĂ©fis dans le secteur privĂ©. Toutefois, mon Ă©quipe et moi avons constatĂ© que la tĂąche s’avĂšre gĂ©nĂ©ralement plus ardue dans un contexte gouvernemental.

Dans le secteur privĂ©, les incitatifs offerts aux participants constituent des pratiques courantes et prennent souvent la forme de cartes-cadeaux ou de rĂ©tributions. Certaines Ă©quipes de recherche disposent aussi de listes de participants potentiels, ce qui facilite le recrutement. Au gouvernement, de telles mesures s’accompagnent toutefois d’un certain fardeau administratif.

Par exemple, l’objectif initial de notre projet Ă©tait d’interroger 15 personnes appartenant aux diffĂ©rentes catĂ©gories de participants aux processus de la RĂ©gie. Toutefois, nous n’avons pu discuter qu’avec 11 personnes, dont aucune ne provenait des sociĂ©tĂ©s qui utilisent rĂ©guliĂšrement les systĂšmes Ă©tudiĂ©s.

Certains participants avaient du temps libre et voulaient participer Ă  l’amĂ©lioration des processus ou des outils existants. Pour beaucoup, l’essentiel Ă©tait de prĂ©senter leur point de vue et d’avoir ainsi voix au chapitre. Toute autre rĂ©compense venait en prime.

DĂšs le dĂ©part, notre Ă©quipe a constatĂ© que certains participants n’étaient pas en mesure de participer au projet de façon bĂ©nĂ©vole. Nous avons ainsi tentĂ© de les rĂ©tribuer lorsque possible.

Nous avons rencontrĂ© des dĂ©fis similaires lorsque nous avons sollicitĂ© la participation du secteur privĂ© Ă  nos recherches. Il Ă©tait difficile de demander du temps aux employĂ©s souvent trĂšs occupĂ©s de ces sociĂ©tĂ©s. Notre Ă©quipe a communiquĂ© sans succĂšs avec plus d’une douzaine d’entre eux. En pareil cas, il serait important de leur expliquer comment la participation Ă  nos travaux pourrait leur ĂȘtre profitable.

Certaines personnes refusaient de participer, car selon elles, le fait de donner leur avis sur un outil ne changerait rien au problĂšme plus grave auquel elles faisaient face.

Il Ă©tait alors prĂ©fĂ©rable de reconnaĂźtre ce qu’elles ressentent, d’avouer honnĂȘtement que notre travail ne rĂ©soudrait qu’une partie du problĂšme et de ne pas insister. En effet, j’ai compris que pour ces personnes qui se sentaient laissĂ©es pour compte, le refus Ă©tait une façon de se faire entendre.

Dans le secteur privĂ©, un consommateur qui n’aime pas un produit ou un service peut simplement aller voir la concurrence. Toutefois, les systĂšmes et processus gouvernementaux font partie intĂ©grante de la vie de nombreuses personnes qui n’ont pas d’autres choix.

J’ai racontĂ© certaines des difficultĂ©s rencontrĂ©es par notre Ă©quipe au cours du processus de recrutement. Je veux maintenant faire part des façons que nous avons trouvĂ©es pour faciliter cette tĂąche.

Voici donc quelques conseils pour accroĂźtre vos chances de recruter des participants.

10 conseils pour recruter des participants Ă  vos projets de recherche

1. Communiquez avec votre public cible au moyen du site Web de votre organisation, de ses plateformes de médias sociaux ou de ses forums.

Notre Ă©quipe a publiĂ© un sondage sur le site Web de la RĂ©gie canadienne de l’énergie et a ainsi dĂ©nichĂ© quelques participants potentiels.

2. Demandez à des personnes de votre organisation de vous présenter personnellement aux gens que vous souhaitez interroger.

C’est ainsi que notre Ă©quipe a procĂ©dĂ© pour communiquer avec les sociĂ©tĂ©s qui utilisent habituellement les outils de la RĂ©gie. J’ai aussi demandĂ© Ă  un membre de l’équipe de Code for Canada de m’introduire auprĂšs d’une de ses connaissances au sein d’une autre organisation.

3. Demandez aux personnes que vous interrogez si elles connaissent des participants potentiels pour vos recherches.

À la fin de chaque sĂ©ance de recherche sur les utilisateurs, je demandais aux participants s’ils connaissaient d’autres utilisateurs des outils numĂ©riques de la RĂ©gie. Un participant peut parfois vous en amener un autre.

4. Si possible, essayez d’offrir une valeur ajoutĂ©e ou des incitatifs en lien avec la participation.

Lorsque vous demandez du temps Ă  quelqu’un, songez Ă  ce que vous pouvez leur offrir en retour. La possibilitĂ© de faire bĂ©nĂ©volat est une chance qui n’est pas donnĂ©e Ă  tout le monde. Si les seules personnes qui prennent part Ă  votre projet sont celles qui ont la capacitĂ© et le temps de le faire, peut-ĂȘtre n’obtiendrez-vous pas de donnĂ©es dĂ©mographiques sur des utilisateurs pertinents.

Par exemple, lors de la premiĂšre sĂ©ance d’essais de convivialitĂ©, j’ai demandĂ© l’aide de mes amis et collĂšgues de Code for Canada. Leurs commentaires ont Ă©tĂ© utiles, mais mon Ă©quipe et moi avons rapidement remarquĂ© le contraste entre les donnĂ©es dĂ©mographiques sur les utilisateurs qui utilisent habituellement le systĂšme et celles des autres.

5. Expliquez clairement aux participants en quoi leurs commentaires seront utiles à votre travail et comment ils pourraient bénéficier des améliorations qui en découleront.

Pour de nombreux participants, l’argent n’est pas la principale source de motivation. Beaucoup souhaitent plutĂŽt contribuer Ă  crĂ©er de meilleurs outils et processus pour les utilisateurs futurs. Les entrevues permettent Ă©galement aux gens de faire part des dĂ©fis qu’ils rencontrent et d’avoir voix au chapitre.

C’est un thĂšme que j’ai relevĂ© Ă  plusieurs reprises lors de rencontres avec les utilisateurs. Plusieurs interlocuteurs nous faisaient part d’une quantitĂ© impressionnante de commentaires et de critiques, mais ils Ă©taient aussi heureux de raconter leur histoire.

6. Utilisez une plateforme de recrutement comme et Userbrain.

Cette option peut ĂȘtre coĂ»teuse pour les Ă©quipes qui disposent d’un budget limitĂ©. Un grand nombre de plateformes d’essais numĂ©riques de plus grande envergure ne font affaire qu’avec une clientĂšle commerciale dont les projets sont assortis de vastes Ă©chĂ©anciers. J’ai tentĂ© de communiquer avec quelques-unes de ces sociĂ©tĂ©s, mais cette solution n’était pas envisageable en raison de cette derniĂšre contrainte.

7. Recrutez davantage de participants que vous n’en avez besoin. Mieux vaut trop que trop peu.

Au dĂ©part, j’avais une liste de 15 personnes avec qui communiquer. Seulement trois d’entre elles ont rĂ©pondu Ă  la premiĂšre vague d’invitations. Mon Ă©quipe a dĂ» se dĂ©pĂȘcher pour trouver d’autres participants Ă  la derniĂšre minute.

8. Lorsque vous envoyez des invitations, présentez-vous et présentez votre organisation et le projet sur lequel vous travaillez. Soyez clair, courtois et respectueux.

Pour ma part, j’ai utilisĂ© mon adresse de courriel de Code for Canada, qui me paraissait moins intimidante que celle de l’organisation gouvernementale pour laquelle je travaille. (Je comprends que cette solution n’est pas Ă  la portĂ©e de tous les employĂ©s de l’État.)

Le fait d’adopter un langage courtois et clair contribuera grandement Ă  Ă©tablir la confiance. Expliquez ce que vous recherchez dĂšs le dĂ©part et allez droit au but.

Comme l’explique Jake Knapp dans son livre Sprint, le fait d’inviter les gens Ă  prendre part Ă  un projet et de leur demander la permission de prendre une initiative permet de renforcer votre lien. Essentiellement, « c’est le participant qui vous fait une faveur, et non l’inverse ».

9. Dans le pire des cas, demandez aux participants trop occupés de donner 30 minutes de leur temps au lieu des 60 minutes initialement prévues.

Ce n’est pas une situation idĂ©ale, surtout si vous avez beaucoup de questions Ă  poser. Heureusement, je n’ai pas eu besoin d’y recourir, mais j’envisageais cette solution en dernier recours.

10. Tenez toujours compte de l’effort que vous demandez aux participants.

Lorsque j’éprouvais des difficultĂ©s Ă  recruter des participants, l’un de mes collĂšgues m’a suggĂ©rĂ© de tenir compte de l’effort que je demandais aux participants. Si personne ne souhaite prendre part au projet, essayez d’autres mĂ©thodes de recherche, par exemple les sondages numĂ©riques. Ceux-ci demandent moins d’efforts de la part des participants, qui peuvent les remplir quand ils en ont le temps. Je n’ai pas eu besoin d’emprunter cette avenue, mais c’est une bonne solution de rechange si rien d’autre ne fonctionne.